La multe firme mici, banii cash intră și ies din casierie fără un traseu clar pe hârtie. Până în ziua în care vine un control, banca cere explicații sau asociatul întreabă unde s-au dus banii. Îți explic cum te ajută dispoziția de încasare să pui ordine în încasările în numerar.

De ce contează documentele pentru încasările în numerar

Numerarul este cel mai ușor de „pierdut din vedere” în firmă. La un SRL cu 3-4 oameni, banii cash ajung uneori direct în buzunarul administratorului, mai ales când vine vorba de încasări mici sau deconturi rapide.

Problema nu apare neapărat azi, ci peste câteva luni, când vrei să înțelegi de ce ai vândut bine, dar nu ai bani în cont. Fără documente clare pentru fiecare intrare și ieșire de numerar, nici contabilul nu poate să îți spună unde s-au dus sumele respective.

În plus, la orice control ANAF sau verificare documentară, inspectorul se uită după documente justificative pentru soldul din casierie. Dacă pe hârtie ai 30.000 lei cash, dar în sertar sunt 3.000, cineva trebuie să explice diferența. De aici apar corecții, impozite suplimentare, uneori, amenzi.

Dispoziția de încasare este unul dintre documentele folosite în practică pentru a arăta clar cine a adus bani în casierie, când și de ce. Nu e singurul, dar ajută mult la ordine și trasabilitate.

Ce este, concret, dispoziția de încasare

Dispoziția de încasare este un document justificativ intern prin care înregistrezi intrarea unei sume de bani în numerar, în casieria firmei. Practic, este o „foaie de însoțire” a banilor până în registrul de casă.

Nu este chitanță, nu este factură și nu este pentru client, ci pentru tine și contabilul tău. Clientul primește factură, eventual, chitanță sau bon fiscal. Dispoziția rămâne în mapă, lângă registrul de casă, ca dovadă internă a operațiunii.

În general, o dispoziție de încasare conține câteva elemente de bază:

  • data și numărul documentului;
  • denumirea firmei, uneori, punctul de lucru;
  • numele persoanei care aduce banii;
  • suma în cifre și litere și explicația (de exemplu, „aport asociat”, „restituire avans”);
  • semnături: persoana care dispune, casierul, eventual primirea/plătitorul.

Formatul exact poate diferi, mai ales dacă lucrezi cu un soft de contabilitate care generează astfel de documente. Important este ca din dispoziție să se înțeleagă clar cine aduce banii, de unde provin și cu ce scop intră în casierie.

Cum o folosești în activitatea de zi cu zi

Dispoziția de încasare apare mai ales în situațiile în care nu vorbim de încasare directă de la client cu bon fiscal sau chitanță, ci de bani care vin în casierie „din interiorul” firmei sau din relația cu asociații.

Imaginează-ți o firmă de servicii cu doi asociați. Într-o lună mai slabă, unul dintre ei aduce 10.000 lei cash în casierie ca să acopere chiria și salariile. Fără niciun document, pentru contabil acei bani apar pur și simplu „de nicăieri” în registrul de casă.

Cu o dispoziție de încasare completată corect, suma respectivă poate fi încadrată clar ca împrumut de la asociat sau aport la capital, în funcție de cum decideți cu contabilul. Peste un an, când scoți acei bani înapoi, ai dovada de unde au venit.

Alt exemplu: un angajat a primit un avans de deplasare de 2.000 lei, dar cheltuie doar 1.200 lei. Diferența de 800 lei se întoarce în casierie. Dispoziția de încasare notează restituirea de avans, ca să se lege cu decontul de cheltuieli.

Se întâmplă des ca firmele mici să ignore aceste documente la început, pentru că „suntem puțini, ne știm între noi”. Dar cum apar mai mulți oameni, mai multe puncte de lucru și mai multe operațiuni cash, fără proceduri simple precum dispozițiile de încasare și plată, lucrurile scapă ușor de sub control.

Legătura cu registrul de casă, facturile și chitanțele

Registrul de casă este documentul în care se trec, zi de zi, toate intrările și ieșirile de numerar în casierie. Pentru fiecare sumă trecută acolo, ideal este să ai la dosar un document justificativ: chitanță, dispoziție de încasare, dispoziție de plată, decont, monetar etc.

Când vinzi unui client și încasezi cash, documentul justificativ principal este chitanța sau bonul fiscal, nu dispoziția. Registrul de casă va prelua sumele din acele documente. Dispoziția de încasare se folosește mai ales când intrarea de bani nu are la bază o astfel de relație clasică furnizor-client.

Un flux simplificat arată cam așa: banii intră în casierie, cineva întocmește dispoziția de încasare, casierul îi numără și îi semnează primirea, apoi, la sfârșitul zilei, se înregistrează operațiunea în registrul de casă pe baza dispoziției.

În firmele care au deja un soft de gestiune și contabilitate, multe dintre aceste documente se pot genera direct din sistem, fără formulare tipizate. Dar logica rămâne aceeași: registrul de casă nu stă niciodată singur, ci este susținut de documente justificative clare pentru fiecare rând.

Când vine vorba de legătura cu facturile, lucrurile stau simplu: factura arată vânzarea sau serviciul prestat, dispoziția de încasare arată doar faptul că o anumită sumă de bani a intrat în casierie, într-un anumit scop. Cele două documente se pot lega între ele prin număr de factură, dacă e cazul.

Când îți trebuie proceduri mai clare și discuții cu contabilul

Dacă firma lucrează foarte puțin cu numerar, poate părea că toate aceste documente sunt „hârtii în plus”. Dar sunt câteva semne că ar fi momentul să pui la punct o procedură de casierie și să clarifici cu contabilul cum folosești dispozițiile de încasare:

  • ai frecvent împrumuturi sau aporturi de la asociați, în special în numerar;
  • în casierie trec des sume de tip avansuri, restituiri, deconturi;
  • soldul scriptic (din contabilitate) al casieriei este constant mai mare decât banii efectiv existenți;
  • ai mai multe puncte de lucru unde se lucrează cu numerar;
  • ai primit deja întrebări de la contabil sau de la ANAF despre soldul de casă.

La multe firme mici cu care am vorbit, primele probleme serioase de casierie nu au apărut din fraudă, ci din lipsă de proceduri clare. Fiecare „știe” cum să facă, dar nu există un mod unic agreat: cine întocmește dispoziția de încasare, cine o semnează, unde se arhivează, cum se verifică la sfârșitul lunii.

Discuția cu contabilul nu înseamnă teorie, ci câteva lucruri foarte practice: pentru ce tipuri de operațiuni folosiți dispoziții de încasare, cum se trec în contabilitate (de exemplu, împrumut asociat vs venit), cine răspunde de corectitudinea lor și cum se păstrează documentele pe termen lung.

De regulă, contabilul îți poate propune un model de formular adaptat situației firmei tale sau poți folosi unul generat din soft-ul de contabilitate, astfel încât toată lumea să lucreze la fel, nu „după cum își amintește”.

Întrebări frecvente

Este obligatorie dispoziția de încasare pentru toate încasările cash?

Nu pentru toate. Încasările de la clienți sunt acoperite de chitanțe sau bonuri fiscale. Dispoziția de încasare se folosește, de regulă, pentru bani care intră în casierie din alte surse, dar verifică exact cu contabilul tău.

Poate ține loc de chitanță către client?

Nu. Dispoziția de încasare este un document intern, nu se dă clientului și nu înlocuiește chitanța sau bonul fiscal. Ea doar justifică intrarea banilor în casieria firmei pentru scopuri interne.

Trebuie să folosesc un formular tipizat sau pot face propriul model?

Regulile privind formularele s-au mai schimbat în timp. În prezent, multe firme folosesc modele generate de soft sau formulare proprii, cu elementele minime necesare. Pentru siguranță, stabilește formatul împreună cu contabilul.

Ordinea în banii cash nu se vede în discursurile din prezentări, ci în felul în care arată mapa de casierie la sfârșitul lunii. O dispoziție de încasare completată la timp poate părea un detaliu, până în ziua în care îți salvează ore întregi de explicații și corecții.

Acest articol are rol informativ și nu constituie consultanță fiscală, contabilă sau juridică. Reguli și proceduri concrete privind casieria și documentele interne trebuie stabilite împreună cu un contabil sau un consultant fiscal, în funcție de situația firmei tale.